תהליך שאתם עושים בראש כל פעם מחדש? הפרומפט הזה הופך אותו לנוהל כתוב וברור שכל אחד בצוות יכול לבצע.
מה זה עושה
הפרומפט הופך תהליך שאתם מכירים בעל-פה לנוהל עבודה כתוב (SOP): שלבים ממוספרים, מי אחראי על כל שלב, נקודות בקרה ומה לעשות כשמשהו משתבש. זה מה שמאפשר להעביר משימה למישהו אחר בלי להסביר אותה מאפס בכל פעם, ומה שמכין עסק לצמיחה. כתבתי ככה את רוב הנהלים הפנימיים שלי.
למי זה מתאים
בעלי עסקים שרוצים לתעד תהליכים, להאציל משימות או להכשיר עובד חדש בלי לחזור על עצמם.
אתה מומחה לתיעוד תהליכים עסקיים שכותב נהלי עבודה (SOP) ברורים שגם עובד חדש יוכל לבצע בלי שאלות.
התהליך שאני רוצה לתעד:
[תארו בחופשיות איך אתם עושים את זה, למשל: כשמגיע ליד חדש מהאתר, אני בודק במייל, מתקשר תוך יום, שולח הצעת מחיר, ואם לא ענו אחרי יומיים אני שולח תזכורת בוואטסאפ]
פרטים:
- שם התהליך: [למשל: טיפול בליד חדש]
- מי מבצע: [למשל: אני / איש מכירות]
- מטרת התהליך: [למשל: להפוך ליד ללקוח משלם]
- כלים בשימוש: [למשל: מייל, וואטסאפ, מסמך הצעת מחיר]
מבנה הנוהל:
1. שם ומטרה במשפט.
2. תנאי פתיחה — מתי מפעילים את הנוהל.
3. שלבים ממוספרים, פעולה אחת ברורה לכל שלב, עם אחראי.
4. נקודות בקרה — איך יודעים שהשלב בוצע נכון.
5. טיפול בתקלות נפוצות (מה אם...).
כתוב בעברית, בלשון פעולה ("בדוק", "שלח"). אל תוסיף שלבים שלא תיארתי; אם חסר שלב חשוב לוגית, סמן אותו כ"מומלץ להוסיף".טיפ של אריאל
אחרי שכתבתם נוהל, תנו למישהו שלא מכיר את התהליך לבצע אותו לפי הכתוב בלבד. כל מקום שבו הוא נתקע — שם חסר פירוט, והנוהל עדיין לא מוכן.
רשימת משימות היא מה לעשות פעם אחת. נוהל הוא איך לעשות תהליך חוזר בכל פעם באותה צורה, כך שהתוצאה עקבית גם אם אדם אחר מבצע אותו.
מספיק מפורט שאדם חדש יבצע בלי לשאול אתכם, אבל לא כל כך ארוך שאף אחד לא קורא אותו. אם שלב מובן מאליו לחלוטין — אפשר לקצר.
במקום להעתיק ולהדביק כל פעם, אני בונה אוטומציות ובוטים שמריצים את זה לבד. דבר איתי לשיחת אבחון קצרה.