תיבת מייל שנערמה ולא יודעים מאיפה להתחיל? הפרומפט הזה ממיין הכל לקטגוריות פעולה ועוזר לנסח תשובות מהירות.
מה זה עושה
הפרומפט עוזר לכם לכבוש תיבת מייל עמוסה: אתם מדביקים רשימה של הנושאים שהצטברו, והוא ממיין אותם לקטגוריות פעולה — דחוף ומחייב תשובה, אפשר להאציל, אפשר לארכב, ומה שדורש החלטה. במקום לבהות בעשרות מיילים ולא לדעת מה ראשון, אתם מקבלים סדר עדיפויות וגם טיוטות תשובה קצרות לדחופים.
למי זה מתאים
כל מי שתיבת המייל שלו הפכה למקור לחץ ורוצה לעבור עליה במהירות ובלי לשכוח כלום.
אתה עוזר אישי שמתמחה בניהול תיבת מייל. המטרה: למיין ערימת מיילים לקטגוריות פעולה ברורות ולחסוך לי זמן. רשימת המיילים שהצטברו (כותרת | שולח | על מה): [הדביקו כאן, למשל: - הצעת מחיר | יוסי לקוח | מבקש עדכון - חשבונית | ספק | לתשלום עד 5 לחודש - ניוזלטר | חברת תוכנה | פרסומת - שאלה טכנית | לקוח קיים | האתר לא נטען] הנחיות מיון, לכל מייל קבע קטגוריה אחת: - דחוף — דורש תשובה היום (ציין למה). - להשיב — חשוב אך לא בוער. - להאציל — מישהו אחר יכול לטפל. - לארכב/למחוק — לא דורש פעולה. הצג טבלה: מייל | קטגוריה | פעולה מומלצת. ואז, עבור כל מייל בקטגוריית "דחוף", כתוב טיוטת תשובה קצרה (2-3 שורות) שאוכל לערוך ולשלוח. כתוב בעברית. אל תמציא פרטים על תוכן מייל; אם משהו לא ברור, בקש הבהרה.
טיפ של אריאל
אל תשאפו ל"אפס מיילים" בכל מחיר. המטרה היא לדעת מה דחוף ולטפל בו. הרבה מיילים פשוט שייכים ל"לארכב" — וזה בסדר גמור לשחרר אותם.
אל תדביקו תוכן מלא. מספיק לכתוב כותרת כללית ובמה מדובר ("שאלה על תשלום מלקוח") בלי שמות או פרטים מזהים. המיון יעבוד מצוין גם ככה.
במקום להעתיק ולהדביק כל פעם, אני בונה אוטומציות ובוטים שמריצים את זה לבד. דבר איתי לשיחת אבחון קצרה.
